Organización y métodos es una forma de consulta para el asesoramiento sobre cómo dividir las actividades agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados. En sí estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra, pero como regla general a Organización y Métodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.
Organización y Métodos se utiliza para designar el conjunto de técnicas administrativas y de investigación destinados a mejorar el funcionamiento de la administración pública respecto a su grado de eficiencia su rentabilidad, así como su facultad de adaptarse a los cambios del medio, y por otra parte, en conceptuar al método como el proceso de reflexión abstracta que permite enfocar y abordar el problema de la organización.
Además, se aplica en administración pública con el fin de obtener un mejor rendimiento de los recursos destinados a la prestación de servicios. La esencia de la relación entre Organización y métodos es que los métodos deben ser acordes con la organización y ésta con los métodos aplicados. Una variación en la organización ocasiona una variación en los métodos y, a la inversa, un cambio en los métodos provoca cambios en la estructura orgánica. El método permite descubrir cuáles son las estructuras y procedimientos ideales que deben aplicarse a la organización para hacerla eficiente y eficaz.
objetivos fundamentales:
Servir de vinculación entre el órgano central de modernización administrativa y las dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento administrativo.
Analizar los problemas originados en la estructura de la organización y los problemas derivados del flujo o proceso administrativo tambien los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernización administrativa.
Organización y Métodos tiene antecedentes que remontan a el año 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.
Esta se divide en dos fases:
1. Abarca el periodo de 1917 a 1964. inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Métodos en toda la administración. Este período se caracterizó por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Métodos a las funciones de contabilidad y auditoría con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
2. Abarca el periodo de 1965, en donde se moderniza la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.
La unidad de Organización y Métodos se legaliza en 1971.
En los últimos años, no sólo se ha consolidado mediante el apoyo político y legal que se les otorga, sino también por su funcionamiento en la práctica.
FUNCIONES:
· Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia.
· Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja.
· Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas.
· Estudiar todo el trabajo realizado en la organización, verificar todas las actividades realizadas como un análisis integral a fin de considerar posibles soluciones en los métodos.
· Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación.
· Dictaminar, asesorar e informar de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus divisiones.
· Conocer técnicas concernientes al mejoramiento de métodos.
Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.
Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.
Se distinguen tres fases de desarrollo administrativo:
1ª Fase de desarrollo (inicial)
Se pueden utilizar criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la organización clásica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando organogramas como cuadros de distribución del trabajo, departamentalización y delegación de tareas.
2ª Fase de desarrollo (intermedia)
Se recurren las técnicas más avanzadas y complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de la organización, así como los sistemas y los proyectos.
3ª Fase de desarrollo (consolidación)
Es la fase donde se hace más avanzado el desarrollo, recurriendo a teorías cuantitativas con la utilización de recursos matemáticos, operaciones, simulacros y procedimientos electrónicos de datos.
CARACTERISTICAS:
Se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales.
Es importante saber las siguientes características:
· Eliminación
· Adición
· Combinación
· Modificación
· Simplificación
· Series de tiempo
· Correlación
· Muestreo
· Pert (técnica para la revisión de evaluación de programas)
· Programación lineal
· Simulación
· Teorías (se divide en : línea de espera, decisiones y juegos)
Para adoptar y monitorear el proceso de planeación de manera efectiva, ayuda el uso del modelo P.H.V.A. (planear, hacer, verificar y actuar), siempre y cuando se constituyan en un proceso sin fin, es decir, que se planee, se tome una acción, se verifiquen si los resultados eran los esperados y se actúe sobre dichos resultados para reiniciar el proceso.
El P.H.V.A. dinamiza la relación entre el hombre y los procesos y busca su control con base a su establecimiento, mantenimiento y mejora de estándares.
El control se define como todas las actividades necesarias para alcanzar eficiente y económicamente todos los objetivos a largo plazo.
La gerencia de procesos en el ciclo P.H.V.A. consiste básicamente en:
• Planear: Siendo la definición de las metas y los métodos para alcanzarla.
• Hacer: Consiste en ejecutar la tarea y recoger los datos, después de haber realizado un proceso de formación (educar y entrenar).
• Verificar: Es la evaluación de los resultados de la tarea ejecutada, identificación de los problemas que originan el no-cumplimiento de las tareas (formación, planeación).
• Actuar: Consiste en tomar medidas correctivas para lograr el cumplimiento de las metas.
Durante todo este proceso, están presentes los indicadores e índices de gestión de cada área que deben estar alineados con sus respectivas unidades de negocio para lograr la efectividad de los objetivos estratégicos propuestos.
CAMINO CRÍTICO (CPM)
El camino crítico en un proyecto es la sucesión de actividades que dan lugar al máximo tiempo acumulativo. Determina el tiempo más corto que podemos tardar en hacer el proyecto si se dispone de todos los recursos necesarios. Es necesario conocer la duración de las actividades.
Este concepto es utilizado por dos métodos:
· Método del tiempo estimado (CPM) La duración de una actividad es la más probable de duración. Tiempo que se emplearía en condiciones normales (m). Situación determinista.
· Método del tiempo esperado (PERT) Determinación probabilística de los tiempos esperados (Te), en función de los siguientes tiempos:
o Duración más corta (a)
o Duración más larga (b)
o Duración más probable (m) (el mismo que en CPM)
o Duración esperada: Te = (a + 4m + b) / 6
Cálculo del camino crítico
1. Calcular Te ó m según el método empleado para cada actividad. Se coloca en el grafo encima o debajo de cada flecha.
2. Calcular las fechas “early” -fecha mínima de comienzo de la actividad, MIC del suceso anterior- y “last” -fecha mínima de comienzo de la actividad, MAC del suceso posterior- de las distintas actividades que configuran el proyecto. (calcular el MIC y el MAC de todos los sucesos del proyecto).
3. Cálculo de las holguras.
4. Identificación del camino crítico.
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Generalmente se denominan técnicas PERT al conjunto de modelos abstractos para la programación y análisis de proyectos de ingeniería. Estas técnicas nos ayudan a programar un proyecto con el coste mínimo y la duración más adecuada. Están especialmente difundidas el PERT y el CPM.
Aplicación de las técnicas PERT:
· Determinar las actividades necesarias y cuando lo son.
· Buscar el plazo mínimo de ejecución del proyecto.
· Buscar las ligaduras temporales entre actividades del proyecto.
· Identificar las actividades críticas, es decir, aquellas cuyo retraso en la ejecución supone un retraso del proyecto completo.
· Identificar el camino crítico, que es aquel formado por la secuencia de actividades críticas del proyecto.
· Detectar y cuantificar las holguras de las actividades no críticas, es decir, el tiempo que pueden retrasarse (en su comienzo o finalización) sin que el proyecto se vea retrasado por ello.
· Si se está fuera de tiempo durante la ejecución del proyecto, señala las actividades que hay que forzar.
· Nos da un proyecto de coste mínimo
