INSTRUMENTO DE MEDICION PARA EL CLIMA ORGANIZACIONAL --SATISEST--

ORGANIZACIÓN Y METODOS,P.H.V.A,CPM Y DIAGRAMA DE PERT

Organización y métodos es una forma de consulta para el asesoramiento sobre cómo dividir las actividades agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados. En sí estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra, pero como regla general a Organización y Métodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.
Organización y Métodos se utiliza para designar el conjunto de técnicas administrativas y de investigación destinados a mejorar el funcionamiento de la administración pública respecto a su grado de eficiencia su rentabilidad, así como su facultad de adaptarse a los cambios del medio, y por otra parte, en conceptuar al método como el proceso de reflexión abstracta que permite enfocar y abordar el problema de la organización.
Además, se aplica en administración pública con el fin de obtener un mejor rendimiento de los recursos destinados a la prestación de servicios. La esencia de la relación entre Organización y métodos es que los métodos deben ser acordes con la organización y ésta con los métodos aplicados. Una variación en la organización ocasiona una variación en los métodos y, a la inversa, un cambio en los métodos provoca cambios en la estructura orgánica. El método permite descubrir cuáles son las estructuras y procedimientos ideales que deben aplicarse a la organización para hacerla eficiente y eficaz.

objetivos fundamentales:
Servir de vinculación entre el órgano central de modernización administrativa y las dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento administrativo.
Analizar los problemas originados en la estructura de la organización y los problemas derivados del flujo o proceso administrativo tambien los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernización administrativa.

Organización y Métodos tiene antecedentes que remontan a el año 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.

Esta se divide en dos fases:
1. Abarca el periodo de 1917 a 1964. inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Métodos en toda la administración. Este período se caracterizó por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Métodos a las funciones de contabilidad y auditoría con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.

2. Abarca el periodo de 1965, en donde se moderniza la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

La unidad de Organización y Métodos se legaliza en 1971.
En los últimos años, no sólo se ha consolidado mediante el apoyo político y legal que se les otorga, sino también por su funcionamiento en la práctica.

FUNCIONES:
· Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia.
· Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja.
· Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas.
· Estudiar todo el trabajo realizado en la organización, verificar todas las actividades realizadas como un análisis integral a fin de considerar posibles soluciones en los métodos.
· Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación.
· Dictaminar, asesorar e informar de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus divisiones.
· Conocer técnicas concernientes al mejoramiento de métodos.
Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.
Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.


Se distinguen tres fases de desarrollo administrativo:

1ª Fase de desarrollo (inicial)

Se pueden utilizar criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la organización clásica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando organogramas como cuadros de distribución del trabajo, departamentalización y delegación de tareas.

2ª Fase de desarrollo (intermedia)

Se recurren las técnicas más avanzadas y complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de la organización, así como los sistemas y los proyectos.

3ª Fase de desarrollo (consolidación)

Es la fase donde se hace más avanzado el desarrollo, recurriendo a teorías cuantitativas con la utilización de recursos matemáticos, operaciones, simulacros y procedimientos electrónicos de datos.

CARACTERISTICAS:
Se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales.
Es importante saber las siguientes características:
· Eliminación
· Adición
· Combinación
· Modificación
· Simplificación
· Series de tiempo
· Correlación
· Muestreo
· Pert (técnica para la revisión de evaluación de programas)
· Programación lineal
· Simulación
· Teorías (se divide en : línea de espera, decisiones y juegos)

CICLO DE CONTROL P.H.V.A.

Para adoptar y monitorear el proceso de planeación de manera efectiva, ayuda el uso del modelo P.H.V.A. (planear, hacer, verificar y actuar), siempre y cuando se constituyan en un proceso sin fin, es decir, que se planee, se tome una acción, se verifiquen si los resultados eran los esperados y se actúe sobre dichos resultados para reiniciar el proceso.
El P.H.V.A. dinamiza la relación entre el hombre y los procesos y busca su control con base a su establecimiento, mantenimiento y mejora de estándares.

El control se define como todas las actividades necesarias para alcanzar eficiente y económicamente todos los objetivos a largo plazo.

La gerencia de procesos en el ciclo P.H.V.A. consiste básicamente en:
• Planear: Siendo la definición de las metas y los métodos para alcanzarla.
• Hacer: Consiste en ejecutar la tarea y recoger los datos, después de haber realizado un proceso de formación (educar y entrenar).
• Verificar: Es la evaluación de los resultados de la tarea ejecutada, identificación de los problemas que originan el no-cumplimiento de las tareas (formación, planeación).
• Actuar: Consiste en tomar medidas correctivas para lograr el cumplimiento de las metas.
Durante todo este proceso, están presentes los indicadores e índices de gestión de cada área que deben estar alineados con sus respectivas unidades de negocio para lograr la efectividad de los objetivos estratégicos propuestos.

CAMINO CRÍTICO (CPM)

El camino crítico en un proyecto es la sucesión de actividades que dan lugar al máximo tiempo acumulativo. Determina el tiempo más corto que podemos tardar en hacer el proyecto si se dispone de todos los recursos necesarios. Es necesario conocer la duración de las actividades.

Este concepto es utilizado por dos métodos:

· Método del tiempo estimado (CPM) La duración de una actividad es la más probable de duración. Tiempo que se emplearía en condiciones normales (m). Situación determinista.
· Método del tiempo esperado (PERT) Determinación probabilística de los tiempos esperados (Te), en función de los siguientes tiempos:

o Duración más corta (a)
o Duración más larga (b)
o Duración más probable (m) (el mismo que en CPM)
o Duración esperada: Te = (a + 4m + b) / 6

Cálculo del camino crítico
1. Calcular Te ó m según el método empleado para cada actividad. Se coloca en el grafo encima o debajo de cada flecha.
2. Calcular las fechas “early” -fecha mínima de comienzo de la actividad, MIC del suceso anterior- y “last” -fecha mínima de comienzo de la actividad, MAC del suceso posterior- de las distintas actividades que configuran el proyecto. (calcular el MIC y el MAC de todos los sucesos del proyecto).
3. Cálculo de las holguras.
4. Identificación del camino crítico.

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Generalmente se denominan técnicas PERT al conjunto de modelos abstractos para la programación y análisis de proyectos de ingeniería. Estas técnicas nos ayudan a programar un proyecto con el coste mínimo y la duración más adecuada. Están especialmente difundidas el PERT y el CPM.

Aplicación de las técnicas PERT:
· Determinar las actividades necesarias y cuando lo son.
· Buscar el plazo mínimo de ejecución del proyecto.
· Buscar las ligaduras temporales entre actividades del proyecto.
· Identificar las actividades críticas, es decir, aquellas cuyo retraso en la ejecución supone un retraso del proyecto completo.
· Identificar el camino crítico, que es aquel formado por la secuencia de actividades críticas del proyecto.
· Detectar y cuantificar las holguras de las actividades no críticas, es decir, el tiempo que pueden retrasarse (en su comienzo o finalización) sin que el proyecto se vea retrasado por ello.
· Si se está fuera de tiempo durante la ejecución del proyecto, señala las actividades que hay que forzar.
· Nos da un proyecto de coste mínimo

Triangulo escluda-bocanument-estimulación laboral

Ensayo

PAUTAS PARA EL ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL

En los estudios del clima organizacional se puede ver claramente el incremento de demanda, una explicación de este fenómeno son los factores externos, de proceso y de resultado que han contribuido a este incremento.

Los factores externos: son básicamente la cultura y el clima que están asociados. La cultura es el factor permanente de la que el clima se deriva, mientras la cultura es más constante, el clima es más variable. Los factores internos o externos que actúan sobre él lo pueden hacer variar en cualquier momento.

Los factores contribuyentes de proceso: son la productividad del recurso humano y el clima laboral. El clima determina que tipos de dificultades existen en una organización a nivel de recursos humanos, internos o externos, que facilitan o dificultan los procesos que conducen a la productividad de los trabajadores y de todo el sistema organizacional.
Los factores resultantes: para probar viabilidad de cualquier estudio hay que investigar el qué de la investigación (problema) el como de la investigación (metodología) y el para que (objetivos, importancia, beneficios) de la investigación.

se ha determinado que el clima organizacional es más complejo porque abarca componentes los cuales pueden o no afectar y dinámico porque se puede mejorar con medidas que sean necesarias esto contribuye a que cada día el estudio del clima organizacional sea más relevante y necesario.

Para una investigación sobre clima organizacional se puede plantear dos modelos de estudio:

1. Macrofenómeno: Son de naturaleza sustantiva o básica que ayudan a conocer más sobre la naturaleza del clima y que comprenden la investigación del fenómeno y las relaciones que puede guardar con otros fenómenos.

En este nivel podríamos estudiar:

• La situación de los contribuyentes externos.
• Los contribuyentes internos pertenecientes al o los recursos humanos
• Los de proceso como por ejemplo las dimensiones o indicadores inherentes al clima desde el
• punto de vista teórico.
• Los factores resultantes de productividad que guardan relación directa con el clima
• Las combinaciones posibles de cada tema las cuales podrían ser de tipo asociativo.

2. Microfenómeno: Son de naturaleza aplicativa y permite conocer la situación del clima en un entorno organizacional específico como los problemas, causas, y su nivel de afectación.

Litwin y Stinger fueron los primeros en determinar que el clima organizacional comprendía nueve componentes:

1.La Estructura
2.La responsabilidad o autonomía en la toma de decisiones
3.La recompensa recibida
4.El desafío de las metas
5.Las relaciones
6.La cooperación entre sus miembros
7.Los estándares de productividad
8. El manejo del conflicto
9.La identificación con la organización.

La consultora Hay Group, sede Venezuela, identificó seis dimensiones críticas para el efecto denominado ECO (Estudio de Clima Organizacional):

• Claridad: todos en la organización saben lo que se espera de ella
• Estándares: se establecen objetivos retadores, pero alcanzables
• Responsabilidad: los empleados cuentan con autoridad para lograr objetivos
• Flexibilidad: no hay reglas, ni políticas, ni procedimientos innecesarios
• Reconocimiento: los empleados son reconocidos y compensados por el buen desempeño
• Espíritu de equipo: la gente esta orgullosa de pertenecer a la organización
  

Para la Consultora Gestar las variables a medir serían las doce siguientes:

1. Claridad Organizacional
2. Respaldo organizacional
3. progreso y desarrollo
4. comunicación
5. remuneraciones
6. cooperación entre unidades
7. beneficios
8. liderazgo
9. ambiente físico y seguridad
10. organización del trabajo
11. identificación con la empresa
12. participación.

Una buena investigación de clima organizacional comprende los siguientes pasos:

• Preparación
• Planificación
• Ejecución de la investigación
• Interpretación de datos
• Conclusiones
• Sugerencias

Según la consultora P.A. & Partners Las técnicas más apropiadas para este tipo de estudios serían los siguientes:

• Cuestionarios
• Entrevistas
• Observación
• Análisis documental
• Dinámicas de grupos
• debates
• Juegos
• Análisis de incidentes críticos.

El conocimiento del Clima Organizacional proporciona retroinformación acerca de los procesos que determinan los comportamientos organizacionales, permitiendo, introducir cambios tanto en las actitudes y conductas de los miembros, como en la estructura organizacional.Estos estudios permiten efectuar intervenciones certeras tanto a nivel de diseño o rediseño de estructuras organizacionales, planificación estratégica, cambios en el entorno organizacional interno, gestión de programas motivacionales, gestión de desempeño, mejora de sistemas de comunicación interna y externa, mejora de procesos productivos, mejora en los sistemas de retribuciones,etc.

Ensayo

• ASPECTOS QUE AFECTAN ORGANIZACIÓN
  
  Los principales aspectos que afectan a una organización son:
  
  1. ABSENTISMO LABORAL
  
  Es la ausencia por parte de los trabajadores de un determinado entro de trabajo, bien sean justificadas o no.
  
  CAUSAS:
  - Enfermedades gripales
  - enfermedades pulmonares o respiratorias.
  - Insomnio y stress laboral.
  - Licor, drogas y vida nocturna.
  - Falta de motivación.
  - Puede ser por causa d la culminación del trabajo por voluntad del empleado. Cuando la causa de la ausencia no es justificada, la ausencia de los trabajadores en su puesto de trabajo supone un incumplimiento del contrato.
  -
  SOLUCIÓN: Optimizar su total rendimiento en el menor tiempo posible. Claramente esto permitiría jornadas laborales intensivas (como las de verano). Estas jornadas permitirían al empleado pasar más tiempos alejados del trabajo y más dedicados al ocio, lo que agradablemente haría subir el nivel productividad en el trabajo a causa de un mayor nivel de relajación.
  
  2. ACONDICIONAMIENTOS DE LOS CENTROS DE TRABAJO
  Es la forma en la que el hombre como trabajador debe exigir para desarrollar bien y sin ningún problema sus laborales actividades laborales.
  
  Las principales causas que pueden afectar el medio de trabajo son:
  -causas físicas
  Son en las que en los trabajadores producen cortes, caídas, Si se realizan tareas en
  Condiciones anormales de calor, frío, humedad, presión, el trabajador sufre una gran fatiga que le obliga a Realizar mayor número de descansos.
  -causas químicas
  Son las que contaminan el ambiente como:
  Líquidos, gases o vapores. Estos crean al trabajador fatiga innecesaria, accidentes y enfermedades profesionales.
  -causas biológicas
  Son aquellas en donde hay ausencia de bacterias y parásitos pueden crear epidemias,
  Enfermedades.
  -causas psicológicas
  Son por la ejecución de ciclos cortos y repetitivos, por los horarios de trabajo, crean problema de insatisfacción personal.
  -causas sociales
  Nacidas de la gasificación. La precocidad económica de la juventud, las crisis, las
  Huelgas, destruyen el equilibrio emocional del trabajador.
  -causas morales
  Disminución de los valores espirituales, familiares,
  Religiosos, afectan a la salud de los individuos.
  Para prevenir esto se establece Seguridad e higiene en trabajo, prevención de incendios, orden y limpieza, ventilación, iluminación, acondicionamiento cromático, horarios de trabajo, ergonomía y Otros factores.
  
• La seguridad e higiene en el trabajo es muy importante porque los riegos profesionales, pues esto puede dañar aun trabajador.
  
• Un incendio es una reacción de oxidación, que se realiza sobre un material con calor. Lo que puede producir un incendio son: Instalaciones y equipos eléctricos defectuosos, cigarrillos y fósforos no apagados, almacenaje defectuoso de material combustible, manejo inadecuado de sopletes y chispas nacidas de la energía eléctrica.
  
  Cada empresa debido a esto crea como necesidad:
  - Disponer de agua a presión, con sus tomas de agua y sus correspondientes mangueras.
  - Instalar extintores portátiles, determinando su situación, cantidad que se necesita y tipo de material extintor.
  - Montar detectores automáticos que permitan avisar o atacar el fuego nada más que se haya producido.
  - Colocar en los lugares necesarios señales de prohibición.
  - Crear un equipo contra incendios debidamente formado.
  
• Los materiales y herramientas deben estar ordenados y en su sitio correspondiente para que facilite su ligera utilización siempre y cuando permanezcan en buenas condiciones.
  
  Es necesario que una empresa o un lugar de trabajo este limpio, esto ayuda a disminuir los riegos de enfermedades infecciosas y accidentes de trabajo.
  
• El aire debe ser puro pues esto ayuda a que las tareas se realicen en las mejores condiciones.
  
• Procurar trabajar con luz natural y cuando la luz no sea suficiente se empleará la luz artificial, así se logra disminuir la fatiga visual de los operarios y los mas importante reduce el peligro de accidentes.
  
• Un puesto 100% confortable se logra en la variación de la temperatura, la humedad relativa y la velocidad del aire.
  Para esto se necesita:
  Evitar las fuertes variaciones de temperaturas en los puestos de trabajo, Indicar las temperaturas idóneas para cada tipo de trabajo, Limitar la permanencia del operario en aquellos puestos de trabajo en los que exista excesivo calor o frío,
  Exigir la protección de los trabajadores en evitación de las radiaciones directas o indirectas producidas por un foco de calor de temperatura excesiva.
  
• Al pintar una oficina, taller, maquinas influye enormemente en el ambiente del trabajo. Como por ejemplo una oficina pintada de colores claros sirve para ahorrar energía eléctrica en el alumbrado.
  
  Una de las aplicaciones utilizadas en la industria con el uso de los colores, es la dedicada al suministro de información a través de los llamados:
  
  1.− Colores de seguridad: son el rojo, el amarillo y el verde, empleándose el azul para destacar la información que se quiere transmitir.
  2.− Colores de señalización: identifican los gases, vapores, líquidos que existen en los recipientes a presión, Los que circulan por las tuberías... o las fases de una corriente eléctrica.
  
• El ruido perjudica un ambiente laboral, impide la conversación, irrita a las personas, disminuye la productividad, aumenta los accidentes, produce sorderas profesionales, etc. Algo que debe ser tenido en cuenta es:
  
  − Cuando la exposición ponderada al ruido sea superior a 85 db ( A ), los operarios deberán estar informados de los riesgos profesionales y deberán usar protecciones
  − Cuando la exposición ponderada sea superior a 90 db ( A ) : el operario deberá tomar medidas técnicas para reducir el ruido o el tiempo de exposición del trabajador. Se dotará a los operarios de elementos protectores y se la realizarán reconocimientos médicos periódicos de carácter obligatorio.
  
  Horarios de trabajo
  
  -Horarios escalonados: Son aquellos horarios escalonados existentes que tratan de evitar o al menos disminuir, los problemas creados en el desplazamiento de los trabajadores, al ir o al venir a sus puestos de trabajo.
  -Horarios flexibles: Consiste en establecer una parte importante del tiempo en fijo y el restante en variable a la libre disposición del operario con el compromiso de cumplir un número obligatorio de horas, por semana o por meses.
  
  La Ergonomía estudia la manera de planificar y programar las tareas productivas y de diseñar los puesto de trabajos, para conseguir que los medios tecnológicos de la producción se adapten a las características físicas de los operarios y se realicen las diversas tareas productivas con el máximo rendimiento y la mínima fatiga posible, tanto física, como mental.
  
  3. ACOSO MORAL EN ELTRABAJO (MOBBING)
  Se refiere a situaciones de hostigamiento psicológico que se da entre los miembros de una organización de trabajo, aunque al ser este tipo de problemas propios de las organizaciones sociales, pueden producirse en otros ámbitos distintos del laboral.
  Las malas relaciones personales en el trabajo representan una fuente de stress.
  Hay mobbing cuando dos o más personas ejercen violencia psicológica extrema, de forma sistemática y prolongada en el tiempo (se estipula un mínimo de 6 meses) sobre otra persona en el lugar de trabajo.
  La consecuencia del acoso moral es mal clima laboral, elaboración de trabajos mal hechos, desmotivación, presión, abandonos del trabajo, disminución tanto cantidad como calidad del trabajo, impuntualidad en el trabajo.
  Para evaluar este problema puede valorarse su prevalecía, cuántos trabajadores de una organización de trabajo se ven afectados, en la duración y frecuencia especificadas.
  

Mapa conceptual Tipos de organizaciones y codigo de un asistente administrativo

CÓDIGO DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO

1. FINANZAS Y ADMINISTRACION
NIVEL DE PREPARACION B
AREA OCUPACIONAL 12
1221 ASISTENTES ADMINISTRATIVOS